FIT-Project

Vorgehensmodell zur Umsetzung der Projekte des IT-Planungsrates

Eine unserer Aufgaben als FITKO besteht darin, die föderale Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) zu unterstützen und zu steuern. Mit unserem eigens entwickelten FITKO-Projektmanagement-Vorgehensmodell (FIT-Project) bieten wir einen praktischen Rahmen für die Umsetzung von Projekten.

Das umfasst sowohl Projekte, die durch den IT-Planungsrat finanziert und gesteuert werden, als auch Projekte, die durch das Digitalisierungsbudget finanziert und durch uns betreut werden.

FIT-Project auf einen Blick 

  • Kernstück von FIT-Project ist die sogenannte Projekt-Zielscheibe. Die Zielscheibe stellt die Elemente Zweck, Ziele, Ergebnisse, Meilensteine, Budget und Qualität in einen direkten Zusammenhang. Das erleichtert die Projektplanung und ist insbesondere für Neueinsteiger:innen eine hilfreiche Unterstützung.
  • FIT-Project unterteilt ein Projekt in mehrere Projektphasen. Damit legt das Modell einerseits einen grundsätzlichen Projektrahmen fest und ermöglicht andererseits größtmöglichen Gestaltungsspielraum bei der Durchführung. 
  • Jede Phase verfolgt dabei besondere Zwecke und Ziele und nennt die in diesem Zusammenhang empfohlene Aktivitäten, Rollen und Verantwortlichkeiten sowie Ergebnisse.

Das leistet FIT-Project

FIT-Project ist eine strukturierte praxisorientierte Projektmanagement-Methode, die darauf ausgelegt ist, den Besonderheiten der Steuerung der Projekte des IT-Planungsrates gerecht zu werden. Das heißt vor allem: Das Modell berücksichtigt die Tatsache, dass in Bund, Ländern und Kommunen viele verschiedene Projektmanagement-Methoden zum Einsatz kommen.

Es setzt daher auf eine einheitliche strategische Steuerung und gibt der Projektdurchführung auf allen Ebenen einen festen Rahmen. Gleichzeitig lässt FIT-Project dem Projektmanagement bei der operativen Durchführung von Projekten maximale Freiheit. Zudem bildet das Modell die Schnittstelle zum Steuerungs- und Entscheidungsprozess des IT-Planungsrates: Entlang der Projektphasen werden Daten für das strategische Projektcontrolling erhoben.

Damit ist der IT-Planungsrat stets über den Stand „seiner“ Projekte informiert. Aufgrund der Daten ist er in der Lage, fundierte Entscheidungen zu treffen.

Beschlüsse des IT-Planungsrates

Zum Beschluss 2021/16

Zum Beschluss 2020/58

So ist FIT-Project aufgebaut

In der aktuellen Ausbaustufe besteht FIT-Project aus mehreren Projektmanagement-Phasen, die dem sog. Gateway-Verfahren folgen. Das bedeutet, dass der Abschluss einer Projektphase seitens des Lenkungsausschusses beschlossen werden muss. Damit wird das Tor (Gateway) für die nächste Phase geöffnet. Die Projektphasen orientieren sich an den in der DIN-Norm 69901-2 entwickelten Phasen.

Demnach werden Projekte in FIT-Project in 5 Projektmanagement-Phasen und 2 Nebenphasen eingeteilt:

5 Projektmanagement-Phasen

  1. Projektbeauftragung
  2. Konzeption und Ausschreibung
  3. Projektstart
  4. Projektumsetzung
  5. Projektabschluss

2 Nebenphasen

  1. Vor dem Projekt
  2. Nach dem Projekt

Die Projektphasen umfassen jeweils einen Abschnitt des Projektlebenszyklus. Sie beinhalten die zusammenhängenden Projektmanagement-Aktivitäten. Darüber hinaus definiert das FIT-Vorgehensmodell die notwendigen Organisationsstrukturen. Dazu gehört auch die Benennung klarer Zuständigkeiten der Rollen und Gremien, die im Rahmen der Projektumsetzung ihnen zugewiesene Mitwirkungspflichten haben.

Außerdem stellt das Modell ein Setting von projektrelevanten Vorlagen bereit. Dazu gehört z. B. eine Vorlage für einen Projektplan, der unter MS-Project genutzt werden kann. Der Projektplan ist bereits mit den Projektphasen vorstrukturiert und erleichtert die Erstellung eines Projektplanes enorm.

Infografik zum Ablauf der einzelnen Phasen des FIT-Projects.

Ein FIT-Project ist in 5 Phasen unterteilt:

- Phase 1: Beauftragung

- Phase 2: Spezifikation und Beschaffung

- Phase 3: Start

- Phase 4: Umsetzung

- Phase 5: Abschluss

 

Dazu gibt es am Anfang und am Ende eines FIT-Projects eine Phase vor dem Projekt und eine Phase nach dem Projekt.

 

Ein FIT-Project wird von einem Projektorganisations-Team bestehend aus Projekteigentümer:in, Lenkungsausschuss, Projektmanager:in und Projektteam geleitet.

Weiterentwicklung von FIT-Project

FIT-Project sowie die Organisation des Projektmanagements insgesamt sind nicht abschließend. Die FITKO überprüft die Prozesse und Organisationsstrukturen in der Praxis und passt diese ggf. in den folgenden Versionen des Modells an. Darüber hinaus müssen die Projektmanagement-Prozesse definiert und beschrieben werden.

Die von den einzelnen Projekten zu liefernden „lessons learned“-Dokumente geben der FITKO dabei wichtige Hinweise für die Weiterentwicklung. Auch die direkten Rückmeldungen der Projektleitungen werden in einem iterativen Verfahren in das Modell übernommen.